Scarto documentale

La Soprintendenza archivistica e bibliografica autorizza lo scarto di documentazione non più occorrente a fini amministrativi e giuridici e priva di rilevante interesse storico. Tutti gli enti pubblici e i proprietari di archivi privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante, per poter eliminare tale documentazione devono richiedere l’autorizzazione alla Soprintendenza allegando un elenco in duplice copia dei documenti proposti per lo scarto. La Soprintendenza è a disposizione per fornire preventivamente ogni indicazione necessaria.

Dopo il rilascio dell’autorizzazione, gli atti da eliminare dovranno essere ceduti gratuitamente ai Comitati provinciali della Croce Rossa Italiana. Qualora il Comitato dichiari la propria indisponibilità al ritiro, l’ente potrà provvedere direttamente purché venga garantito un iter di distruzione dei documenti tale da evitare dispersioni ed usi impropri. Successivamente l’ente dovrà inviare alla Soprintendenza comunicazione dell’avvenuto scarto.

La Soprintendenza archivistica e bibliografica, in quanto competente sugli archivi delle direzioni generali di molti enti pubblici e privati, collabora con tali istituti per la formulazione di massimari di conservazione e scarto utili a guidare in modo ragionato e sicuro le operazioni di eliminazione della documentazione superflua garantendo nel contempo il mantenimento della documentazione che andrà ad incrementare gli archivi storici degli enti.

In particolare sono stati elaborati i massimari per i seguenti enti: Inps, Inail, Cri, Ina, Banca d’Italia.

Aziende sanitarie locali e Aziende ospedaliere del Lazio hanno adottato con i necessari adeguamenti il massimario di scarto predisposto dalla Direzione Generale Archivi, alla cui redazione ha partecipato anche questa Soprintendenza. Sono disponibili anche modelli di titolari di classificazione per le ASL e di manuali di gestione.
Comuni e le Amministrazioni provinciali: è disponibile un nuovo titolario di classificazione e il  relativo massimario di scarto predisposti dall’Amministrazione archivistica assieme all’Associazione nazionale archivistica italiana.
Regione: è disponibile il massimario di scarto predisposto dall’Amministrazione archivistica assieme all’Associazione nazionale archivistica italiana.


Archivi sanitari
ASL e aziende ospedaliere: procedura per l'esecuzione dello scarto archivistico

Archivi degli enti locali
Comune
Modelli di massimari di scarto e di piani di classificazione
Provincia
Modelli di massimari di scarto e di piani di classificazione

Regione
Modelli di massimari di scarto e di piani di classificazione Giunta regionale

Modelli di massimari di scarto e di piani di classificazione Consiglio regionale

Archivi delle scuole
Linee guida

Piano di conservazione


Archivi dell'assistenza e della previdenza
Inps